FASILITUJ LIKE A BOSS - 2. Deo

U prvom delu teksta Fasilituj Like a Boss postavili smo osnove našeg znanja na temu fasilitacije. Naučili smo šta je fasilitacija, šta nije, koja je uloga fasilitatora i zašto njegov posao nije da donosi odluke umesto tima, već da gradi i čuva proces u kojem tim sam dolazi do rešenja.

Otkrili smo koja su to četiri stuba fasilitacije, razgovarali o ključnim kompetencama fasilitatora i drugim korisnim stvarima na ovu temu.

• Pre nego što nastaviš dalje, pročitaj prethodni tekst.

Fasilituj Like A Boss - 1. Deo

U drugom delu idemo korak dalje i ulazimo u ono što fasilitator konkretno radi kada se nađe ispred grupe.

U nastavku prolazimo kroz pet važnih veština dobrog fasilitatora:

• Aktivno sluša — jer ljudi često ne kažu odmah šta je stvarni problem.
• Usmerava tok diskusije — jer razgovor bez pravca lako postane haos sa mnogo reči i malo rezultata.
• Vlada atmosferom — jer je dobra energija uslov za ljudsku kreativnost.
• Održava fokus i energiju — jer cirkularna diskusija troši vreme, pažnju i poverenje tima.
• Poznaje različite strukture sesija — jer nije svaka tema za isti format, niti je svaka grupa u istom stanju.

Krenimo redom.

1. Aktivno sluša

Sam termin „aktivno“ već dovoljno govori o kakvoj vrsti slušanja je reč.

Aktivno slušanje je naš svestan napor da do kraja budemo prisutni u dijalogu. Da slušamo sagovornika, da razumemo šta nam govori, ali i da uđemo u srž onoga što pokušava da saopšti — kakva emocija, potreba i očekivanje leže u poruci koju nam šalje.

Kao aktivan slušalac ne prekidaš osobu, ne pretpostavljaš i ne donosiš preuranjene zaključke. Aktivan slušalac je strpljiv, prisutan i radoznao. To znači da fasilitator ne ugrađuje nečiju misao u sopstveni način razmišljanja, nego privremeno napušta svoj okvir kako bi razumeo ono što dolazi od sagovornika.

U timskom okruženju to je posebno važno, jer ljudi najčešće ne kažu odmah šta je stvarni problem. Razlog tome nije pokušaj prikrivanja, nego to što jednostavno ne pronalaze pravi način da se izraze. Jedni krenu od posledice umesto od uzroka. Drugi kažu jedno, dok govor tela poručuje nešto sasvim drugo.

Pažljivo pročitaj sledeće primere tvrdnji i stvarne poruke koja stoji u pozadini.

Formula aktivnog slušanja:

GOVORIŠ – SLUŠAM – RAZUMEM – PITAM – ZAKLJUČUJEM

Da bi te ova formula dovela do „tačnog“ rezultata, odnosno zaključka koji gađa suštinu, važno je da postavljaš pitanja koja otklanjaju nejasnoće u komunikaciji.

• „Šta time dobijamo?”
• „Zašto nam je to važno?”
• „Kako je ovo povezano sa temom kojom se bavimo?”
• „Šta je stvarna potreba iza ovog predloga?”
• „Šta pokušavamo da zadržimo, a šta da promenimo?”

Boss potez: Kada aktivno slušaš, ne tražiš odmah rešenje. Prvo tražiš suštinu i odgovore. Ljudi se lakše otvore kada se njihov glas čuje i kada osete da se trudiš da taj glas razumeš i preneseš u zajedničko razumevanje.

2. Usmerava tok diskusije

Fasilitator ne kontroliše ljude, nego tok razgovora.

Kada tim krene da se udaljava od teme, posao fasilitatora je da ljude vrati na pravu stazu.

Za to su posebno korisna tri jednostavna alata:

• agenda,
• timska pravila i
• „sveto trojstvo“ pitanja: šta, zašto i kako?

Na prvi pogled, ništa spektakularno, ali u praksi baš ove tehnike čine jedan sastanak uspešnim i konstruktivnim.

Krenimo redom.

Agenda

Agenda je mapa razgovora. Daje nam jasnu i direktnu informaciju: šta je tema, koji je dnevni red, koji je vremenski okvir i koji je željeni rezultat. Bez agende, diskusija lako može da pređe u nešto što bismo mogli nazvati haosom u najavi.

Zato agenda treba da bude vidljiva — na tabli, na Miro-u, u dokumentu. Bilo gde, kako bi celoj grupi uvek bila dostupna i transparentna.

Na primer, sastanak retrospektive od 60 minuta može da ima sledeći tok:

• 5 minuta — otvaranje;
• 10 minuta — činjenice;
• 15 minuta — uzroci;
• 15 minuta — predlozi;
• 10 minuta — izbor akcije;
• 5 minuta — zaključak.

U praksi, naravno, nije moguće apsolutno ispratiti planiranu minutažu, ali je moguće ljudima dati uvid u to gde se trenutno nalaze u razgovoru.

Ako neko „promaši“ temu, Scrum Master koji fasilituje sastanak može da kaže:

„Dobar predlog, ali trenutno prikupljamo činjenice. Zabeležiću šta ste rekli i vratiti se na to kada budemo govorili o uzrocima.”

Ili ovako:

„Za ovu temu nam treba više vremena. Da li želite da je sada pokrenemo i pomerimo ostatak agende ili da zakažemo poseban termin za to?”

To je fasilitacija. Ne prekidaš ljude po svaku cenu, jer agenda ipak nije slovo uklesano u kamenu. Samo vraćaš grupu na ustanovljeni pravac.

Timska pravila: adresiraj ponašanje, ne osobu

Ako agenda osigurava pravac razgovora, timska pravila osiguravaju kvalitet odnosa. Bez timskih pravila kompletna struktura sastanka pada u vodu i ne znači ništa. Pravila podržavaju agendu. Bez toga razgovor postaje stihijski događaj koji lako sklizne u prekidanje, nadglasavanje, skretanje sa teme i neproduktivno trošenje energije, a nekad čak i u konflikt.

Zato tim treba da ima jednostavna pravila razgovora. Evo jednog primera:

• ne prekidamo druge u izlaganju;
• kada imamo nešto da saopštimo, javimo se za reč;
• svako ima pravo na 3 minuta za izlaganje;
• kritikujemo ideju, a ne osobu;
• neslaganje je dozvoljeno, međusobno optuživanje nije;
• držimo se teme i cilja sastanka.

Najvažnije je da pravila budu praktična i upotrebljiva. Gledaj na to kao na regulativu ponašanja i funkcionisanja svih učesnika u procesu.

Timska pravila su korisna zato što omogućavaju fasilitatoru da akcentuje ponašanje, a ne osobu.

Umesto:

„Ti stalno dominiraš sastankom”,

što targetira pojedinca, kažeš:

„Podsećam vas na naš timski dogovor da ne prekidamo druge dok ne završe misao, pa hajde da čujemo do kraja šta je koleginica htela da kaže.“

Ili:

„Očigledno je da smo umesto komentarisanja predloga prešli na komentarisanje jedni drugih. Hajde da se vratimo na konkretan problem.”

Na ovaj način fasilitator ostaje neutralan, tj. ne bira stranu i čuva okvir u kojem tim može da deluje bez narušavanja odnosa.

Tri pitanja koja spasavaju diskusiju

Na svakom sastanku čuju se sledeće rečenice, koje su najčešći kamen spoticanja za ceo tim:

• „Ovo nema smisla.”
• „To je kod nas neizvodljivo.”
• „Opet pričamo isto, samo se vrtimo u krug.”
• „Nema šanse da ovo završimo.”

Tvoj odgovor na to:

„Ljudi, hajde da budemo konstruktivni”,

neće dati nikakav efekat, jer je takav poziv previše širok, neodređen i neoperativan.

Bolji pristup je da osobu vratiš iz opšte tvrdnje u konkretan doprinos, i to kroz tri konkretna pitanja: Šta? Zašto? Kako?

Ovim pitanjima kao fasilitator sužavaš razgovor:

• „Šta je konkretan problem?”
• „Zašto je to važno za ovu temu?”
• „Kako možemo da dođemo do rešenja?”

Tako neutrališeš otpor i ne rešavaš problem umesto tima, ali zato podstičeš razmišljanje, kreativnost i saradnju, a to i jeste suština fasilitacije.

Boss potez: Kada diskusija krene u pogrešnom pravcu, vrati se na tri stvari:

• Agenda osigurava pravac razgovora.
• Timska pravila osiguravaju odnos.
• Pitanja „šta, zašto i kako” osiguravaju konstruktivnost.

To je dovoljno jednostavno da se zapamti, a dovoljno moćno da održi tok sastanka.

3. Vlada atmosferom

Ako donosiš važne odluke i radiš ozbiljan posao, to ne znači da ceo proces mora da liči na zasedanje skupštine ili atmosferu u sudnici. Naprotiv, što je tema ozbiljnija, to fasilitator mora pažljivije da dizajnira prostor u kojem ljudi mogu da se opuste, uključe i doprinesu.

Uz malo humora, kreativnosti i ljudskosti, učesnici se brže otvore, bolje upoznaju i lakše grade međusobno poverenje. To nije teško, samo je potrebno malo maštovitosti u tome kako da im priđeš i podstakneš ih na razmišljanje.

Kad se dvoumiš da li da pitaš nešto, plašeći se da ćeš ispasti glup, ili da se otvoreno ne složiš, jer — šta ako se zameriš osobi preko puta? Ili, kad imaš ideju, ali je prećutiš jer nisi siguran da je dovoljno dobra. U takvoj klimi i najentuzijastičnija osoba u jednom trenutku mentalno padne, povuče se i ne daje svoj puni doprinos, a to nam nije cilj.

Poenta je stvoriti podržavajuću atmosferu u kojoj će svi biti rasterećeni psiholoških blokera.

Tu na scenu stupa fasilitator, koji treba da pošalje jasnu poruku: nema glupih pitanja, sve ideje ulaze u razmatranje i svaka replika na tuđi predlog može da otvori nove uvide i izazove „eureka“ efekat.

Zato je dobra atmosfera uslov nad uslovima svake uspešne fasilitacije. Stvoriti okruženje u kojem će ljudi biti slobodni da razmišljaju naglas.

Ako nastupiš sa stavom:

„Ok, ljudi, danas ćemo se baviti analizom finansijskog deficita koji je identifikovan u proteklom periodu.“

U roku od jedne sekunde ceo tim je na aparatima.

U ovom primeru nije problem tema. Tema može biti važna, ali je problem atmosfera koja je sterilnim glasom dovedena do fajronta i pre nego što je bilo šta počelo. Tu se odmah vidi da ljudi rade „na rezervi“, umorni od pretvaranja da im je stalo.

Kako konkretno olabaviti atmosferu?

Atmosfera se nikada ne opušta ako kažeš:

„Ljudi, hajde opustite se malo.“

To u istoriji sastanaka nikada nikome nije upalilo. Dizajniraj pametniji pristup. Budi maštovit.

U nastavku ti navodim nekoliko supermoćnih tehnika za to. Krenimo redom.

• Prilagodi intro. Ne otvaraj svaku temu na isti način.

„Danas ćemo analizirati probleme iz prethodnog perioda.”

Probaj:

„Hajde da vidimo šta nam je u prethodnom sprintu radilo, šta nas je saplitalo i šta možemo pametnije sledeći put.”

Ista tema. Manje ukočen ulaz.

• Kratak check-in. Pre nego što počneš priču, proveri gde ti je grupa energetski.

„Koji emoji najbolje opisuje prethodni sprint?”

„Da imate bateriju u sebi, sa koliko procenata ulazite na današnji retro?”

Bukvalno za minut imaš presek stanja u kom je fazonu tvoj tim trenutno.

• Icebreaker, ali sa svrhom. Koristi ga samo ako pomaže temi.

„U parovima podelite jednu stvar koja vam je prošle nedelje olakšala posao i jednu koja vam ga je zakomplikovala.”

Odlična igrica za lakši ulazak u realan razgovor.

• Zagrevanje. Ako je energija niska, daj učesnicima mali zadatak da se pokrenu:

„Za 60 sekundi napišite što više stvari koje su nam krale fokus protekle nedelje.”

Bez mnogo priče, informacije kao od šale izlaze na površinu. Zatim grupišeš stikere i već imaš mapu razgovora.

• Mind game ili metafora. Metafora često otvori ono što formalno pitanje zatvori.

Umesto:

„Šta nije funkcionisalo?”

Pitaj:

„Da je naš sprint bio vremenska prognoza, kakvo je bilo vreme? Maglovito, vetrovito, promenljivo, sunčano?”

Ljudima je lako da se izraze kroz sliku. Kasnije možeš to podići na nivo razgovora.

• Prvo mali, pa veliki format.

Neka pitanja treba razmatrati u manjim grupama ili parovima, pa ih preneti na grupu. To je jednostavan način da se ljudi otvore pre nego što izađu pred ceo tim.

Boss potez: ako je grupa blokirana, ne pitaj odmah:

„Gde je zapelo?”

Pitaj:

„Ako tonemo, koje rupe prvo zapušavamo?”

Minut za stikere, onda parovi, pa cela grupa. Odmah dobijaš energiju, sliku problema i ideje za konkretna rešenja.

4. Održava fokus i energiju

Čitajući ove tekstove o fasilitaciji, verovatno ti deluje da nema kraja svim veštinama kojima čovek treba da vlada da bi bio dobar fasilitator. U suštini, verovatno si u pravu. Jer uspeh fasilitacije koju vodiš zavisi od tvoje kreativnosti, odnosno od tvoje sposobnosti da prepoznaš momenat i situaciju i odreaguješ alatima i tehnikama koje rutinski koristiš.

Jedan od najčešćih izazova jeste stopiranje cirkularne diskusije. Kada se priča vrti u krug, bez isporuke ikakve vrednosti, odnosno kada, umesto konstruktivnog razgovora, tim odluta u čavrljanje i „praznu slamu”, kada ljudi nameću svoje ideje, kada ima previše promašenih tema i kada neiskorišćena energija odlazi u nepovrat.

Tu fasilitator mora da reaguje.

Ljudi pričaju, vreme prolazi, ništa se ne dešava. Da bi se to sprečilo, evo nekoliko konkretnih alata:

• za zadržavanje fokusa,
• za izbor prioriteta,
• za upravljanje vremenom,
• za efektivno sumiranje,
• za pretvaranje diskusije u akciju.

Zadrži fokus — parkiraj

Parking je jedan od najjednostavnijih i ujedno jedan od najkorisnijih alata u fasilitaciji.

To je deo table, Miro boarda ili dokumenta gde se zapisuju teme koje su važne, ali nisu za ovaj sastanak i ne doprinose cilju koji tim želi da postigne.

Zamisli sastanak na kojem tim planira promotivnu kampanju za novi proizvod. Cilj sastanka je konkretan — dogovoriti reklamni slogan, kanale komunikacije i prve aktivnosti za lansiranje.

I sve ide kako treba: priča se o ciljnoj grupi, društvenim mrežama, newsletteru, budžetu za promovisanje. Odjednom, neko ustane i kaže:

„Sve je to lepo, ali nama je veći problem što proizvod nema originalno i prepoznatljivo spoljašnje pakovanje.”

Osoba možda ima pravo. Tema jeste bitna, ali je preširoka, zahteva puno vremena i ne može se rešiti na tekućem sastanku.

Fasilitator je parkira na sledeći način:

„Ova tema jeste važna, hvala ti što si je pokrenuo. Sačuvaćemo je za poseban termin jer traži mnogo više energije i vremena, čime trenutno ne raspolažemo. Ne želimo da izgubimo ovu temu i zato ćemo je posebno zabeležiti.”

Parking ne znači: „Tvoja tema nije važna”, već: „Tvoja tema jeste važna, ali pričamo o tome drugom prilikom.”

Tako čuvaš fokus sastanka, a istovremeno ne gasiš važnu stvar. Tim nastavlja da radi na kampanji, a pitanje vizuelnog rešenja za proizvod dobija svoje mesto u posebnoj sesiji.

Odredi prioritet, notiraj i glasaj

Drugi problem nastaje kada grupa ima previše tema ili previše rešenja za neko važno pitanje.

Naš tim koji planira promotivnu kampanju za novi proizvod treba da dogovori šta ulazi u prvu fazu kampanje. Ideje se nižu i nema im kraja:

• kampanja na Instagramu;
• LinkedIn objave;
• newsletter;
• promo video;
• saradnja sa influenserima;
• landing page;
• plaćeni oglasi;
• webinar;
• popust za prve kupce;
• PR tekst na portalu.

Sve dolazi u obzir, svaki predlog je superkoristan, ali, kao što rekoh, tu nastaje problem — kada imamo previše ideja i različitih pristupa od strane većine učesnika.

Ako kažeš: „Super, videćemo”, samo odlažeš konfuziju. Umesto toga, notiraj sve predloge i uvedi glasanje. Od deset navedenih, prve tri idu u realizaciju. Kraj.

„Imamo deset ideja, ali nemamo kapacitet da ih sve kvalitetno sprovedemo u početnoj fazi. Zato glasamo. Koja tri rešenja, po vašem mišljenju, imaju najveću šansu da najbrže dopru do naše ciljne grupe?”

Posle glasanja, tim vidi šta su jasni prioriteti i radi na tome:

• landing page;
• newsletter;
• plaćeni oglasi.

Tako se grupa iz kreativnog haosa odvodi u operativan dogovor.

Meri vreme, biraj pitanja, oseti energiju

Fasilitator, osim toga što prati šta se govori, vodi računa i o tome koliko dugo se govori, kako grupa reaguje i gde smo kao tim sa energijom.

Ako je diskusija korisna, živa i ima potencijala, naravno, ne mora odmah da se prekine. Ali mora da se učini vidljivom:

„Ovo je sve korisno, ali imamo još samo deset minuta. Da li da nastavimo na račun sledeće tačke ili da sumiramo i idemo dalje?”

Ovde kao fasilitator ne odlučuješ ti sam, nego daješ timu mogućnost izbora.

Kada razgovor ode u širinu, koristi pitanja koja ga sužavaju:

• „Šta je konkretan problem koji sada rešavamo?”
• „Koje opcije imamo?”
• „Koji preduslov mora da postoji da bi ovo uspelo?”
• „Šta možemo da uradimo da sledeći izveštaj bude makar 1% bolji?”

Ovakva pitanja služe da grupu vrate iz opšte priče u konkretne odluke i akcije.

Fasilitator istovremeno prati energiju.

Ako ljudi počinju da se isključuju, rade na silu, postaju rasejani i nervozni, vreme je za preokret.

Promeni format.

Dozvoli trenutke tišine, dodaj jednu ekstra pauzu za kafu, podeli ih u parove, angažuj ih na nekim zadacima — na primer, da nacrtaju problem koji ih trenutno koči.

U samo par poteza povratio si budnost i ponovo ispred sebe imaš ljude koji rade, a ne ljude koji jedva čekaju da istrče iz zgrade.

Efektivno sumiraj

Šta je zapravo efektivno sumiranje? Kada je jedna tema zaokružena, fasilitator ne treba da prepričava sve što je rečeno, nego treba da izdvoji suštinu kao esenciju prethodne diskusije i osigura da grupa ima zajedničko razumevanje.

Na primer, posle deset minuta razgovora može da kaže:

„Ako sam dobro shvatio, trenutno imamo tri glavne teme, a to su: nejasni prioriteti, previše novih zahteva i kasne povratne informacije od klijenata. Da li sam nešto važno propustio?”

Ovo radi tri stvari.

• Prvo, zaustavlja rasipanje razgovora.
• Drugo, pomaže grupi da vidi širu sliku.
• Treće, proverava da li svi pričaju o istom problemu.

Još jedan efektan način sumiranja jeste uključivanje tima. Umesto da fasilitator to uradi sam, angažuje celu grupu.

„Kako biste vi grupisali ove stavke? Koje prirodno idu jedna uz drugu?”

Dok tim poznaje sadržaj i vlada materijom, fasilitator čuva proces.

Efektivno sumiranje ne vodi ka kraju razgovora, nego ka donošenju odluke. Zato posle sumiranja uvek dolazi pitanje:

„Šta od svega navedenog zahteva trenutnu akciju?”

Tu diskusija dobija svoju praktičnu svrhu. Od zajedničkog razumevanja dolazimo do toga šta ćemo da uradimo povodom toga.

Pretvori diskusiju u akciju

Na kraju treba dati odgovor na ključno pitanje:

„Šta nam je akcija od ovog trenutka?”

Bez ovog pitanja i pravog odgovora, sva priča, ideje, predlozi, glasanja i notiranja ne znače apsolutno ništa.

Da bismo ovo u potpunosti razumeli, vratimo se na tim koji planira uvođenje i promociju novog proizvoda. Tokom sastanka su otvorili nekoliko važnih tema: kome se tačno obraćaju, koja je glavna poruka kampanje, kroz koje kanale će komunicirati, šta treba pripremiti pre lansiranja i druge stavke.

Ako se sastanak završi zaključkom: „treba bolje da definišemo slogan”, to nije akcija. Samo dobra ideja i ništa više osim toga.

Ali, ako se posloži ovako:

„Pošto su nam prioriteti landing page, newsletter i plaćeni oglasi, do petka dorađujemo glavnu poruku i tri ključna benefita proizvoda. Marketing tim priprema landing page, email tim prvi draft newslettera, a tim za oglase definiše ciljnu grupu, budžet i osnovne poruke. U utorak proveravamo da li sva tri kanala daju rezultat koji očekujemo.”

Kao što vidiš, sada već imamo konkretnu akciju, konačno rešenje, krajnju odluku, tj. sve ono što je rezultat timskog rada, napora i dogovora.

Boss potez: fasilitator na kraju sesije treba da ustanovi i osigura:

• šta je dogovoreno;
• ko preuzima;
• do kada;
• kako znamo da je urađeno.

Ako nema ova četiri elementa, akcioni korak nije akcija, nego samo dobra namera koja ostaje tu gde jeste — rečenica markerom napisana na tabli.

5. Ima znanje različitih struktura sesija

Kao što je svaki tim priča za sebe, tako su i sastanci koje fasilituješ uvek novi izazovi, jer nikada nećeš doživeti reprizu nijednog prethodnog. Dok jedan tim želi da generiše što više ideja, drugom je važno da odredi jasne prioritete, trećem je važno da se smire strasti i uspostave kvalitetniji odnosi. I tako u nedogled. Spisak tema i dilema kojima ćeš fasilitovati tokom svoje karijere Scrum Mastera, tim lidera ili neke druge srodne profesije beskonačan je. Zato kao fasilitator treba da poznaješ različite strukture sesija. Jedan od korisnih izvora za to su Liberating Structures.

Liberating Structures su razvili Henri Lipmanowicz i Keith McCandless kao skup od preko trideset jednostavnih i praktičnih formata koji pomažu grupama da razgovaraju, razmišljaju, odlučuju i sarađuju na mnogo aktivniji i kreativniji način.

Njihova snaga je u tome što se sastanak ne prepušta spontanosti niti najdominantnijim pojedincima, nego se sistemski, kroz jasno definisanu strukturu, otvara prostor da se ljudi ravnomerno i ravnopravno animiraju da misle, govore, slušaju, predlažu i učestvuju.

Na primer, ako želiš da brzo uključiš celu grupu, možeš koristiti 1-2-4-All. Ako želiš da ljudi pronađu male, brze korake koje mogu odmah da preduzmu, tu je 15% Solutions. Ako ti je potreban mirniji i dublji razgovor, Conversation Café može biti dobar izbor.

Ne moraš, naravno, znati svaku strukturu napamet, ali je važno da razumeš šta se želi postići sesijom i da na osnovu toga izabereš odgovarajući format koji najbolje podržava ono čemu tim teži.

Struktura je način da dobru energiju grupe prevedeš u razgovor, razgovor u uvid, a uvid u akciju. Hajde da vidimo kako se to postiže liberativnom strukturom koja se zove Conversation Cafe.

Kako funkcioniše Convesation Cafe?

Conversation Cafe se radi u manjim grupama, od pet do sedam učesnika, sa vrlo jednostavnim pravilom. Osoba koja govori drži talking object, odnosno predmet za govor — lopticu, marker, karticu i slično — koji kruži između govornika.

Format je sledeći:

• Uvod i zajedničko pitanje

Fasilitator najpre postavi temu kroz jedno jasno pitanje. Na primer:

„Šta moramo bolje da razumemo pre nego što krenemo u promociju novog proizvoda?”

Zatim objasni pravila, podeli učesnike u manje grupe i zamoli svaku grupu da izabere talking object.

• Prvi krug — prvi utisci

Svako dobija jednaku minutažu, najčešće jedan minut, da kaže svoj prvi utisak, osećaj ili početno razmišljanje o temi. U ovom krugu nema komentarisanja ni repliciranja. Ostali samo slušaju. Kako ko dobija reč, talking object ide iz ruke u ruku.

• Drugi krug — refleksija

Predmet ponovo ide u krug. Sada svako izražava svoje utiske na osnovu onoga što je čuo u prvom krugu. Šta se promenilo? Šta su novo saznali nakon što su čuli ostale? Ovaj krug je važan jer ljude pomera iz inicijalnog stava ka dubljem razumevanju pitanja, tvrdnje ili problema.

• Treći deo — otvoren razgovor

Posle prva dva kruga na redu je otvorena debata. Učesnici sada mogu da povezuju ideje, postavljaju pitanja i produbljuju temu. Talking object se i dalje može koristiti ako pomaže da se ljudi ne prekidaju ili ako neko pokušava da dominira u razgovoru.

• Završni krug — kakve uvide smo stekli

Na kraju talking object još jednom ide redom kroz grupu.

Svako kaže svoju završnu reč: šta sada vidi jasnije, šta mu je bilo važno ili kakve utiske nosi iz razgovora.

Tek na kraju formata grupa može da podeli nekoliko ključnih uvida.

Poenta Conversation Caféa nije da se odmah donese odluka, već da se razgovor uspori, učini kvalitetnijim i povede na dubljem nivou. Najpre slušamo jedni druge, zatim povezujemo, da bismo na kraju došli do saznanja šta sve iz toga može da nastane.

Iz ličnog iskustva mogu reći da je ova struktura veoma korisna u rešavanju teških međuljudskih odnosa u timovima. Često sam baš Conversation Café koristio u usaglašavanju dobre saradnje u slučajevima kada u tim ili organizaciju dođu novi članovi.

Često se desi da ne budu prihvaćeni oberučke od strane iskusnijih kolega. Pojave se distanca, nepoverenje, otpor i konkurentski stavovi. Ovakav način dubinske analize problema najčešće je rezultirao spuštanjem tenzije, većim razumevanjem, izgradnjom poverenja i konkretnim dogovorima u vezi sa njihovom budućom saradnjom.

Boss potez: prvo utvrdi šta grupi zaista treba, pa tek onda biraj strukturu. Jer nije poenta u tome da pokažeš kakvim tehnikama raspolažeš, nego da napraviš sistem u kojem tim može bolje da misli, sluša i aktivno sarađuje.

Da zaključimo

Dobar fasilitator ne mora da zna odgovor na svako pitanje.

Ali mora da zna kako da postavi pravo pitanje.

Kako da zaštiti tok razgovora.

Kako da uključi ljude koji ćute.

Kako da zaustavi one koji dominiraju.

Kako da izabere strukturu koja odgovara temi.

I kako da razgovor pretvori u akciju.

Jer, na kraju krajeva, poenta fasilitacije nije da sastanak bude prijatan, nego koristan.

Zato Fasilituj like a boss ne znači da ti vodiš glavnu reč. Znači da znaš da napraviš prostor u kojem tim konačno može da pronađe svoju ključnu reč.

Do narednog posta.

Agilni pozdrav!

Dijalog je razgovor okupljen oko zajedničke svrhe, a ne nadmetanje suprotstavljenih strana. — William Isaacs