KAKO RAZMIŠLJA DOBAR SCRUM MASTER? 7 VAŽNIH PITANJA

Scrum Master ima veoma važnu ulogu u timu, a ona se reflektuje kroz to koliko tim efikasno isporučuje vrednost iz Sprinta u Sprint. Ta uloga je mnogo više od vođenja Scrum ceremonija. Dobar Scrum Master je „desna ruka“ svim članovima tima. Iz svog arsenala aktivira one veštine, alate i znanja kojima razvojnom timu omogućava rad bez prepreka, bolju saradnju, agilan duh i blagovremenu isporuku kvaliteta.

Iz tih razloga važno je da svaki Scrum Master periodično zastane, napravi sopstvenu retrospektivu rada i iskreno i nedvosmisleno odgovori na sledeća pitanja. Pročitaj pažljivo i saznaj kako Scrum Master sprovodi sopstvenu introspekciju pristupa ljudima i procesu.

1. Da li zaista uklanjam prepreke ili ih samo identifikujem?

Ako se problemi samo evidentiraju i arhiviraju, oni se periodično ponavljaju tj, isplivavaju na površinu i poput bremena na leđima usporavaju tim. Zato je neophodno da Scrum Master odreaguje bez izuzetka svaki put kada se takve prepreke pojave i obezbedi neometan rad bez blokada.

Na primer:

U jednom timu, tokom svakog Sprinta se dešavalo da Product Owner ubacuje nove hitne zahteve klijenta i postavlja ih na vrh liste prioriteta. To je uticalo na rasipanje fokusa, urušavanje plana i automatski ugrožavanje Cilja Sprinta.

Nije dovoljno da samo zabeleži ove smetnje, nego usmerava tim na rešenje. Šta je u ovoj situaciji posao Scrum Mastera?

• Identifikovati antipaterne
• Proceniti potencijalne negativne posledice
• Predložiti jedno ključno rešenje
• Meriti poboljšanje

Antipaterni:

Najočigledniji antipatern u ovoj situaciji jeste stalno menjanje prioriteta u toku sprinta i odsustvo konkretnih kriterijuma bez sagledavanja kako će se to odraziti na Cilj Sprinta.

Takođe, još jedan antipatern koji se vidi je da se hitnost zahteva podrazumeva, umesto da o tome postoji timski dogovor, odnosno zajednička procena.

Kao treći identifikovani antipatern jeste šablon po kome tim reaguje na svaki spoljašnji uticaj bez adekvatne zaštite fokusa i timskog integriteta.

Negativne posledice:

Ovakav način rada definitivno vodi ka gubitku fokusa, čestim kontekstualnim promenama i smanjenju predvidivosti tima. Postizanje Cilj Sprinta postaje teško ostvariva misija što za posledicu ima stanje rastuće frustracije i neprestane trke sa vremenom. Dugoročno, takav režim rada neosporno utiče na pad kvaliteta isporučene vrednosti i uzajamnog poverenja, kao do i gubitka svrhe samog sprinta kao vremenskog okvira.

Ključno rešenje:

Uspostaviti jasan dogovor o tome da novi zahtevi ubuduće prođu kroz filter procene hitnosti i realnog uticaja na Cilj Sprinta. Ako je određeni zahtev zaista neophodan, tada Product Owner i tim zajednički odlučuju o svrsishodnoj reprioritizaciji Backloga ne bi li se održao fokus na Cilju Sprinta.

Kako meriti poboljšanje:

Napredak u radu bi se u ovom slučaju merio kroz:

• kontrolisani unos dodatnih zadataka u toku Sprinta,
• rast broja uspešno realizovanih stavki – čemu zapravo i težimo,
• sagledavanje stepena postignutih ciljeva iz iteracije u iteraciju,
• posebno važan pokazatelj poboljšanja bio bi subjektivan osećaj članova tima. Da li imaju više fokusa, poverenja, manje zastoja u radu i realan utisak kontrole nad sopstvenim radom.

Ova prepreka, iako nije bila tehničke prirode, usporavala je tim. U ovom primeru vidi se uloga Scrum Mastera koji nije dozvolio da problem bude samo primećen i zabeležen, nego se aktivno uključio podstičući direktne razgovore i jasno usmeravanje tima da dođu do najzdravijeg rešenja.

2. Da li stvarno radim u skladu sa agilnim vrednostima ili ih samo promovišem?

Svaki Scrum Master neguje vrednosti kao što su posvećenost, fokus, otvorenost, poštovanje i hrabrost. Utiče na ljude da se drže tih vrednosti i održava agilni duh u timu. Nekad je najbolje odgovoriti pitanjem. U ovom slučaju odgovor bi se sadržao u sledećim analizama:

• Šta za mene predstavlja veću vrednost: saradnja ili rigidna kontrola ljudi i procesa?
• Da li gradim uzajamno poverenje među ljudima ili ga narušavam preteranim merenjem napretka?
• Ima li moj tim dovoljno prostora za učenje i prilagođavanje ili se samo pridržavamo plana i preambiciozno procenjenih rokova?

Agilne vrednosti najviše dolaze do izražaja onda kada stvari ne idu onako kako smo zamislili. Kada radimo pod pritiskom, kada postoje rizik, neizvesnost i blokade. Tada se primećuje prava vrednost Scrum Mastera, koji ni u odsudnim trenucima ne odstupa od agilnosti nego na optimalan način balansira između ljudi i rezultata, između stabilnosti i novih zahteva, između potreba tima i očekivanja organizacije.

Iz tog razloga je važno da Scrum Master povremeno zastane, osvrne se unazad i preispita sopstveni pristup. Da identifikuje koje su to smetnje koje ga sputavaju, da gradi kulturu transparentnosti, prilagođavanja, kontinuiranog učenja i rasta, kao i razvoja kroz iskustvo i retrospektivu.

3. Da li tim postaje samostalniji zahvaljujući mom radu?

Ovo je jedno od najvažnijih pitanja, ako ne i najvažnije koje Scrum Master treba da postavi sebi.Važno je jer gađa pravo u suštinu njegove uloge. Ako ljudi u timu za svaku poteškoću u radu, nesporazum ili odluku čekaju Scrum Mastera da pokrene promenu, onda taj tim nije nezavisan. Naprotiv. U tekstu SCRUM JE IGRA - A OVO SU PRAVILA već si mogao da vidiš da tim karakterišu samostalnost, multidisciplinarnost i timska odgovornost.

Samostalnost tima ili, kako je se još naziva samoupravljanje ili self-managing pristup, vidi se kroz to koliko su ljudi u timu kadri da preuzmu stvar u svoje ruke ne čekajući nikoga, pa ni Scrum Mastera, da to učini umesto njih. Upravo zato se stvarni doprinos Scrum Mastera u razvoju timske samostalnosti može prepoznati kroz nekoliko jasnih pokazatelja. Ako su odgovori na njih pozitivni, to je dobar znak da njegov rad zaista osnažuje tim.

• Takav tim neslaganja i konflikte koristi kao priliku za zrelo i otvoreno unapređenje odnosa.
• Takav tim sam daje predloge za poboljšanja i testira ih u praksi.
• Takav tim preuzima odgovornost za pristup radu, izabrane metode, tehnologiju i resurse.

Ovde je važno razumeti da samostalnost nije povlačenje Scrum Mastera. Ona se gradi korak po korak, kroz iskustvo, greške i ponovne pokušaje. Da bi podstaknuo razvoj samostalnosti nekad je potrebno da Scrum Master jednostavno dozvoli da ljudi sami reše neku tenziju. Cilj nije ostaviti ih na cedilu. Naprotiv, ovo znači da kroz podršku tim postane sigurniji u donošenju odluka i generisanju sopstvenih ideja za suočavanje sa izazovima u radu.

Samostalnost počinje od inicijative.

Na primer, na sastanku retrospective uobičajeno je da Scrum Master bude taj koji predstavlja agendu i vodi sastanak. Međutim, kada Scrum Master “dopusti” da razvojni tim sam počne da pokreće teme od značaja za njihov rad, situacija počinje da se menja. Tada se javlja inicijativa. Ljudi sami navode šta je u prethodnom Sprintu bilo dobro, a gde ima prostora za napredak. Pa tako, kažu da im recimo, code review predugo traje i predlažu nove prakse i pravila rada za sledeći Sprint. U ovakvoj situaciji, zadatak Scrum Mastera neće biti da sam vodi sastanak niti da “gura” ljude da iznađu rešenje, već da podrži tim da do njega dođe sam.

Zato se uspeh Scrum Mastera ne meri zauzetošću, brojem sastanaka ili rešenih konflikata. Njegov uspeh se meri stepenom nezavisnosti tog tima. Drugim rečima, uspeh njegovog delovanja ogleda se u tome šta tim danas može da uradi samostalno, a juče nije mogao? Da li prepoznaje probleme, da li se suočava sa njima, da li započinje razgovor na “teške teme” i da li je spreman da dođe do održivog rešenja uz podršku, ali ne i oslanjanje na Scrum Mastera.

4. Da li su naši Scrum događaji korisni ili su postali rutina?

Daily Scrum, Sprint Planning, Sprint Review i Retrospective ne postoje samo da bi se utrošilo vreme na razgovore. Svrha svakog od tih događaja je da tim stvarno počne da radi bolje.

Problem nastaje kada ovi sastanci postanu rutina i to se ne desi preko noći, nego postepeno i neprimetno. Dnevni sastanak se pretvara u podnošenje izveštaja, planiranje bude obična raspodela zadataka, sprint review se pretvori u demonstraciju bez konkretnog feedbecka klijenata, dok retrospektiva preraste u događaj na kojem se teme obrađuju bez preduzimanja akcija za dalja poboljšanja.

To je kritičan momenat kada Scrum Master treba sebi da postavi ovo pitanje:

Da li su Scrum događaji korisni ili su postali rutina?

Jer, sastanci u Scrumu ako ne donose jasnoću, timski dogovor, neke nove uvide ili odluke, gube smisao i ljudi u takvoj klimi rade mehanički, bez energije, entuzijazma i bez ikakvih očekivanja da će iz takvih razgovora proisteći nešto dobro.

Šta Scrum Master treba da uradi da toga ne dođe?

• Na prvom mestu, da očuva njihovu svrhu – sprečiti da postanu puka formalnost;
• da prati puls tima na tim sastancima – prepoznati pasivnost u učešću;
• da menja svoj pristup i način fasilitacije – menjati format ako tekući guši i ne donosi korist;
• da postavlja drugačija pitanja koja će ljude navesti na razmišljanje – podstaći dijalog, razumevanje i donošenje konkretnih zaključaka;
• da učini sve kako bi obnovio fokus na cilj događaja – vratiti razgovor na pravi kurs, koji će doprineti da tim odluči, da se usaglasi i prilagodi;
• i konačno, da bude hrabar i otvoreno prizna da način na koji vodi sastanak više ne daje nikakavrezultat.

Korisni Scrum događaji ljudima daju posebne vrednosti, a to su realan plan, jasno razumevanje prioriteta, transparentnost u komunikaciji, lakše prevazilaženje blokada ali i definisanje efikasnijih koraka za budući napredak.

Na Scrum događajima se uči.

U suprotnom, vreme je da se nešto menja ne samo u formatu sastanaka, nego i u načinu poimanja njihove svrhe.

Upravo zato, Scrum Master je taj koji ovo treba da primeti i da iskreno na ovo pitanje odgovori sa da ili ne, jer scrum događaji ne treba da budu rutinska obaveza, nego alat koji tim koristi za kreiranje timske usklađenosti, donošenje boljih odluka i kontinuirani napretka tima.

5. Da li podstičem otvorenu i iskrenu komunikaciju u timu?

Koliko god tim bio moćan sa ljudima prepunim znanja, iskustva i energije, ako nema otvorene i iskrene komunikacije, nema ni produktivnog rada, željenog napretka, a o agilnosti i da ne govorimo.

Uloga Scrum Mastera sastoji se u tome da doprinese stvaranju takve klime da ljudi mogu slobodno i bez bojazni da se izraze. To zapravo znači da svaki pojedinac koristi svoje puno pravo slobode mišljenja ne strahujući da će trpeti posledice, biti ismejan ili ignorisan ako ne zastupa stavove većine. Na ovaj način se u jednoj mikro zajednici, kao što je tim, gradi atmosfera međusobnog uvažavanja, iskrenosti i poverenja.

Otvorena komunikacija se ne podrazumeva sama po sebi. Ona se gradi i neguje dosledno, kroz svakodnevne obrasce ponašanja u timu, a naročito kroz:

• način na koji se vode razgovori — praktikovati otvoren dijalog baziran na međusobnom uvažavanju svih učesnika u diskusiji, koji treba da bude usmeren na donošenje najboljeg rešenja za tim, a ne na nadmetanju i opstrukciji sastanka;
• način na koji se postavljaju pitanja i daju odgovori — da pitanja podstiču na razmišljanje i uklanjanje nesporazuma, dok odgovori treba da donesu jasnoću i konstruktivne predloge;
• način na koji se reaguje na greške i neuspehe — da se greške koriste kao prilika za učenje i unapređenje, a ne razlog za optuživanja i kazne;
• način na koji se prihvata drugačije mišljenje — različiti pristupi treba da budu oberučke prihvaćeni i iskorišćeni za isporuku kvalitetnih rešenja;
• način na koji se otvaraju i vode neprijatne teme — ne izbegavati teške i neprijatne razgovore, nego ih voditi iskreno, otvoreno i sa fokusom na to kakvu pouku izvući iz neugodnih situacija;
• način na koji se daje i prihvata feedback — povratna informacija treba da se koristi kao alat za rast, bolju saradnju i transparentnost;
• način na koji se gradi osećaj psihološke sigurnosti — neosporna sloboda mišljenja, postavljanja pitanja, neslaganja i ukazivanja na greške; različitosti u stavovima često nam donesu najbolje ideje;
• način na koji se neguje transparentnost — sve važne informacije, dileme i rizici se ne skrivaju nego se iznose na videlo kako bi tim na vreme mogao da odreaguje, ispravi greške i prevenira nove.

Otvorena i iskrena komunikacija se zasniva se prvenstveno na poverenju među ljudima. Kada među njima vlada poverenje, rizici se ranije primećuju, greške se brže otklanjaju, više se uči i dalje napreduje.

Upravo zato ovo pitanje je jedno od najvažnijih za svakog Scrum Mastera koji kada pogleda sebe u ogledalo može da kaže: da, ja vodim ovaj uspešni tim, a takav je upravo zato što gajim kulturu iskrene i otvorene komunikacije.

6. Da li pomažem timu da rešava uzroke problema, a ne samo njihove posledice?

Svaki tim se suočava sa preprekama, incidentima, kašnjenjima, neslaganjima i raznim drugim pritiscima. To je, moglo bi se reći, deo svakodnevice. Međutim, upravo reakcija ljudi na ove izazove je ono što razlikuje tim koji tapka u mestu od tima koji hrabro pristupa rešavanju problema delujući na uzroke, a ne posledice.

Scrum Master lako može da upadne u takav šablon rada da čupa i sebe i druge iz živog peska. Dok danas rešava hitan zahtev klijenta, sutra već smiruje tenzije među pojedincima. Taman što je ublažio posledice lošeg planiranja, odmah iza ćoška ga čeka problem koji se nebrojeno puta ponavlja. I tako iz jedne iteracije u drugu. I dok se na prvi pogled stiče utisak da on zapravo čini sve da pomogne ljudima u timu, što je neosporno da radi, s druge strane, krajnji rezultat njegovih aktivnosti ostaje nepromenjen. Iz dana u dan, iz Sprinta u Sprint, problemi se ne samo ponavljaju nego i nagomilavaju.

Agilan pristup u radu nas uči da bolje razumemo uzroke problema, a ne da jurimo za posledicama.

Zato Scrum Master treba da utiče na članove tima da se ne zadovoljavaju instant rešenjima kojima se problemi samo guraju pod tepih da ne bi bili vidljivi, nego da podrži tim u analizi kritičnih tačaka.

Šta je koren ove situacije?

Zašto nam se ovo stalno dešava?

Da li je u biti nešto što se na prvi pogled ne vidi?

Da li loše planiramo?

Da li su nam jasni prioriteti?

Da li smo razumeli korisničke priče?

Da li stvarno ispunjavamo Definition of Done?

Odgovaranjem na ova i druga značajna pitanja, dolazimo do uzroka problema, a tada transparentnost, inspekcija i prilagođavanje dobijaju svoj puni smisao.

Tim napreduje kada uspe da prepozna obrazac i da reaguje na mestu gde se problem periodično ponavlja. Tu se vidi uspešnost Scrum Mastera koji pomaže timu da ne ostane na nivou dijagnostike, nego da deluje na nivou učinkovite terapije.

Kada se rešavaju uzroci, tim uči, napreduje, postaje zreliji i stabilniji, dok radom samo na posledicama postaje tromiji, gubi ogromnu energiju i postepeno se guši u naporima koji ne donose prave rezultate.

Zato je ovo pitanje važno za Scrum Mastera jer ga podseća na to da njegov posao nije samo da izvlači tim iz haosa današnjeg dana, nego da pomogne timu da dođe do korisnih uvida i da obrazac hitnog reagovanja zameni obrascem učenja i rešavanja problema.

7. Da li pomažem Product Owneru i organizaciji da bolje razumeju Scrum?

Uloga Scrum Mastera se preliva i izvan granica razvojnog tima i svakodnevnog repertoara Scrum događaja, otklanjanja smetnji i rešavanja konflikata. To podrazumeva njegovu značajnu ulogu u podršci Product Owneru, stakeholderima i menadžmentu da razumeju logiku Scrum okvira. Ovo nije suva teorija nego pomoć ljudima da shvate zašto je važan empirizam, zašto transparentnost mora da postoji i zašto fokus na cilju donosi očekivanu vrednost.

Posebno je važna podrška Product Owneru koji je često rastrzan između različitih interesa i očekivanja koja nisu baš uvek usklađena i on vrlo često bude prinuđen da pravi bolne rezove usred Sprinta kakobi zadovoljio zahteve svih zainteresovanih strana. To naravno uvek negativno utiče na razvojni tim.

Zato je Scrum Master tu da se nađe Product Owneru za sledeće:

• Pomoć u jasnijem upravljanju backlogom —kroz konstruktivan razgovor o tome šta je zaista prioritet, šta donosi najveću vrednost za korisnika i šta još nije dovoljno spremno da uđe u Sprint.
• Podrška Product Owneru u radu sa stakeholderima — da se različiti zahtevi bolje kanališu, objasne i prevedu u realnu prioritizaciju.
• Otvoren razgovor o posledicama čestih promena prioriteta — Product Owner mora jasno da vidi kako u realnoj situaciji ubacivanje hitnih zahteva tokom Sprinta utiče na fokus, Cilj Sprinta i kvalitet krajnjeg ishoda.
• Pomagati u definisanju realnih očekivanja — da Backlog i plan za svaki Sprint direktno odražavaju šta je to što tim kvalitetno može da isporuči.
• Koristiti coaching pristup umesto ispravljanja — to znači da Product Owner sam treba da stekne uvide u to kakve su krajnje reakcijeu odnosu na njegove akcije.

Kako Scrum Master može konkretno uticati i na druge zainteresovane strane u organizaciji:

• organizovati kratke radionice za Product Ownera i stakeholdere o prioritetima, Cilju Sprinta i upravljanju Backlogom;
• koristiti Sprint Review kao prostor za obostrani dijalog i razmenu informacija, a ne samo za izlaganje urađenog;
• učiti iz prethodnih konkretnih primera kako bi se došlo do saznanja koji su ometajući faktori za tim i zašto;
• postavljati prava pitanja koja otvaraju razumevanje: šta je zaista prioritet? Da li ove promene usred sprinta zaista donose pravu vrednost za korisnika? Kako ovo utiče na cilj sprinta?
• Uticati na to da se očekivanja prema timu usklade sa kapacitetom tima u smislu količine posla i vremenskih rokova;
• razgovarati jedan-na-jedan sa Product Ownerom kada su mu potrebni podrška, refleksija i jasnija vizija u odlučivanju.

U agilnom okruženju, uspeh Scruma ne zavisi samo od toga koliko tim poznaje principe i vrednosti, već i od toga koliko ih okruženje razume i podržava. A upravo tu Scrum Master ima priliku da pokaže svoju pravu svrhu, ne samo kao facilitator rada tima, već kao neko ko pomaže da se menja način razmišljanja sistema u kojem taj tim radi.

Kao što vidiš, Scrum Master je uloga koja svojom širinom obuhvata potrebe razvojnog tima i Product Ownera, ali i indirektno i očekivanja, uticaje i izazove svih drugih zainteresovanih strana u poslu. Da bi uspešno plivao u jednom takvom dinamičnom okruženju, na samom vrhu liste pitanja koja postavlja samom sebi mora da bude i pitanje: da li i ja učim i razvijam se kao servant leader?

Do narednog posta.

Agilni pozdrav!

„Najbolji način da pronađeš sebe jeste da se izgubiš u služenju drugima." Mahatma Gandhi