BITI AGILAN U NEAGILNOM OKRUŽENJU

Ponedeljak, rano ujutro. Budi te zvuk alarma. Pospano ga odlažeš za još deset minuta. Pa za još deset. I još deset... Vikend je proleteo. S teškom mukom ustaješ iz kreveta. Već osećaš tegobu u želucu pri samoj pomisli kakav je dan pred tobom.

Dok se umivaš i pereš zube, u mislima ti se smenjuju slike koje te teraju da se vratiš u krevet, pokriješ preko glave i prespavaš ceo dan. Najradije bi ostao kući. Ne! U stvari, otišao bi negde. Zauvek. Bez telefona, bez povratne karte, bez ikakvog traga gde bi mogao biti.

Ipak, oblačiš se. U hodu piješ kafu. Za doručak nemaš vremena. Trčiš niz stepenice, sedaš u kola i već na prvom semaforu staješ. Crveno svetlo! Imaš utisak da traje duže nego obično. Kolona automobila ispred tebe je takođe ovog jutra duža nego inače.

Kasniš. Pališ cigaretu. Trebalo bi da ostaviš pušenje. To pomisliš svaki put kad čuješ zvuk kremena na upaljaču. Voziš. Kilometri su iza tebe.

I konačno si se dovukao.

Na posao!

Da li ti ovo zvuči poznato? Nelagoda pri svakodnevnom odlasku na mesto gde nisi potpuno svoj. Po obrascu završavaš poslove, bez motiva i entuzijazma. Svako malo, ne stižeš da odgovoriš na sve zahteve. Sagorevaš, gubiš ritam, rasipaš energiju, čekaš informacije, šalješ informacije, kucaš meilove, ali ne stižeš da odgovoriš na sve. I tako iz dana u dan. Pukotine postaju sve vidljivije.

I kad će taj petak?!?

Ovako naravno ne mora da bude. Nisi jedini koji juri, kasni, čeka, radi pod pritiskom i lagano puca. Nije ni tvoja krivica što je u većini kompanija situacija baš ovakva. Nisu ni kompanije krive. Takav je sistem po kojem se radi. „Tako se oduvek radilo“.

Sistem svakako ne možemo da menjamo. To je do samog sistema da li će biti ovakav ili onakav. Ali zato, možemo da se menjamo mi. Ti, ja i svako od nas.

Ako organizacija nije agilna budi ti.

ŠTA JE NEAGILNO OKRUŽENJE?

Pre dosta godina radio sam u jednoj takvoj sredini. Neagilno okruženje je kao suva klima u kojoj sve raste teže. Informacije putuju sporo, odluke su u rukama top-menadžmenta, a greške se kažnjavaju umesto da se iz njih uči. U takvom sistemu ljudi postaju blokirani, komunikacija se svodi na klanovsku kulturu, a preopterećenost postaje normalnost.

Ako si identifikovao ove pojave, onda si definitivno u takvom okruženju. Hajde da se prošetamo jednim neagilnim sistemom.

Mikromenadžment

Zaposleni su pod lupom menadžera koji voli da drži „sve konce u svojim rukama“. Prisutan je visok nivo kontrole i nadzora. To ti je čovek koji odlučuje o svemu, od najsitnijih detalja do najvažnijih odluka. On nema poverenja u saradnike, odrađuje sve sam, shodno tome i retko kad se odvaži da delegira nekog iz svojih redova za rešavanje pitanja od značaja. Sa takvim pristupom produktivnost opada, motivacija timova se gubi, a kvalitet je upitan.

Hijerarhija i protok informacija

Odluke se naravno donose na vrhu, a operativni nivoi menadžmenta sprovode te odluke u dela. Protok informacija je često jako spor, dok neformalni izvori informacija prednjače u odnosu na zvanične. Recimo, kad neka VIP osoba „u poverenju“ prenese sekretarici šta se razgovaralo na sastanku rukovodstva. I onda to kruži kroz sistem. Transparentnost se primenjuje po potrebi.

Waterfall (vodopadni) metod poslovanja

Radi se fazno i linearno. Projekat počinje od identifikacije zahteva klijenata, zatim slede faze dizajna i razvoja, i tek na kraju testiranje.

Waretfall je decenijama unazad primenjivan i još uvek u upotrebi, kao jedini ispravan i priznat način rada. Problem je u tome što ovakav metod u vođenju projekata zahteva jako puno vremena. Testiranje se sprovodi kao završna faza rada i tek na kraju projektni tim dobija povratnu informaciju od korisnika.

Promene znaju biti glomazne i skupe, i često se dešava da se planirani budžet premaši i za nekoliko puta. Nije nemoguće da sam naručilac u međuvremenu shvati da mu baš i nije potrebna takva vrednost ili mu se prioriteti promene, pa odustane od početne ideje. Tako mnogi započeti poslovi bivaju napušteni.

Silosna organizacija iliti sektori

Hajde da ovo objasnimo na sledećem primeru: prodaja, marketing, razvoj, finansije i sl, rade odvojeno, svako gleda svoja posla. Saradnja se svodi na “predaju posla” i usklađivanje, umesto zajedničke odgovornosti. I onda:

• Marketing listu potencijalnih kupaca uruči prodaji i dalje je više ne gleda.
• Prodaja preda zahtev-specifikaciju proizvodnji ili razvoju, “kupcu treba to i to, proizvedite – isporučite”.
• Finansije odrede limite budžeta, “imate toliko – snađite se”.

Usklađivanje se odnosi na spajanje delova posla koji su nastali svaki za sebe. Da bi se sklopio ceo mozaik i videla konačno cela slika, potrebno je mnogo vremena, sastanaka i podataka da se razjasni ko je šta uradio, ko je za šta odgovoran, kome šta treba, da li je to dobio itd.

Umesto zajedničkog planiranja i odgovornosti za postavljene ciljeve, timovi (silosi) se sretnu tek na kraju priče kako bi se uskladili i popravili šta se može popraviti. Tako usklađujući se, dodatno troše vreme, budžet i energiju, a sve to ih po pravilu skupo košta.

IMA LI NEČEG DOBROG U SVEMU TOME?

Kompanije koje ne koriste agile u svom radu ne znači po automatizmu da su loše. Tradicionalni pristup poslovanju ima određene vrednosti, a tu pre svega treba istaći:

• Jasne procedure, uloge i podela rada u značajnoj meri utiču na manje haosa i veću predvidljivost.
• Kontrola kvaliteta – standardizovani procesi i interne kontrole u svim segmentima rada doprinose koliko toliko ujednačenom kvalitetu.
• Reputacija i kredibilitet – tradicija, dugo postojanje i poverenje potrošača, često si najjači adut u borbi sa konkurencijom.
• U visoko regulisanim industrijama kao što su prehrambena, farmaceutska ili finansijska industrija tradicionalna arhitektura rada doprinosi boljoj usklađenosti regulativama koje su relevantne za svaku od navedenih grana.

ALI, SA VELIKIM „A“!

Rad u neagilnom okruženju neretko se pretvara u pravu noćnu moru. Stalno balansiranje na klackalici između previše obaveza i kratkih rokova, čestih promena zahteva i isporuke na vreme, insistiranja na inicijativi i kaznenih poena za greške i to ide tako u nedogled.

I na takvoj klackalici ljudi vremenom pregore.U jednom trenutku više ne vide svrhu takvih uslova rada. I šta se dešava? Opada moral, rastu tenzije, izbijaju konflikti, atmosfera po pravilu dostiže nivo tempirane bombe, a sve se to neminovno odražava na kvalitet krajnjeg ishoda.

Departman za ljudske resurse tada, umesto stvarnog rešavanja problema primenjuje mere tihe agresije u vidu upozorenja, opomena, zvaničnih rešenja, uvođenja novih pravila ponašanja, koja samo gase požar ali ne leče uzrok problema.

U ovakvom sistemu najbrže se slome oni sa sa najviše odgovornosti, jer kako da ostvare ciljeve i ispune očekivanja, kada im taj isti sistem ne daje realne prioritete, resurse i prostor za kvalitetan rad.

Sve ovo nosi sa sobom duboke posledice na dva nivoa.

Na nivou pojedinca se manifestuju pojave konstantnog osećaja umora, poremećaja sna, razdražljivosti, emocionalne praznine i potencijalno veoma ozbiljnih zdravstvenih poremećaja.

Dok se na nivou kompanije beleže loši međuljudski odnosi, česta bolovanja i odlazak kvalitetnog stručnog kadra. Organizacija postaje sve tromija, teško se prilagođava na nastale promene, a kvalitet krajnjeg produkta, postaje sve učestaliji razlog za reklamacije na tržištu.

KAKO JE U SVETU?

Osećaj stalne klackalice između previše obaveza, premalo vremena i drugih oblika pritisaka nije samo opšti utisak. Primera radi, American Psychological Association (APA) u svom Work in America istraživanju beleži da je čak 77% zaposlenih imalo stres na poslu u poslednjih mesec dana, a 57%navodi da je imalo neke posledice povezane sa burnoutom (preopterećenošću poslom).

Kada se pritisak prelije u mikromenadžment i loš odnos sa nadređenima, odlazak iz takve sredine se nameće kao jedini logičan potez. Pa tako, prema navodima Gallup-ovih istraživanja, međunarodne istraživačke kuće poznate po analizama angažovanosti zaposlenih i kulture na radnom mestu, svaki drugi ispitanik je nekad u svojoj karijeri napustio posao da bi pobegao od menadžera.

A KAKO JE KOD NAS?

U Srbiji se takođe pritisak na poslu vidi i kroz brojke, pa tako 61% ispitanika u jednoj anketi istraživačkog centra Toluna, kaže da im je posao izvor stresa, a 22% navodi da profesionalna aktivnost negativno utiče na njihovo mentalno zdravlje. Euronews - Srbija prenosi rezultate ovih anketa.

Istovremeno, domaća istraživanja o zadovoljstvu zaposlenih pokazuju da ljudi sve više traže autonomiju i balans. Prema istraživanju portala Infostud fleksibilnost se ističe kao „nova valuta“ radnog zadovoljstva i faktor koji utiče na lojalnost.

ŠTA RADITI DA OSTANEŠ AGILAN U NEAGILNOM OKRUŽENJU?

Ako si kao agilna jedinka uspeo da opstaneš u neagilnoj sredini sigurno se ponekad osećaš kao kaktus u pustinji. Usamljen, izložen i prepušten samom sebi. Tvoje okruženje nije nimalo podržavajuće, ograničeni su resursi, klima zna biti vrlo „oštra“, zahtevi se često menjaju, a prilike za rast i razvoj tako retke. Kao što nijedan kaktus nije uspeo da promeni pustinju, tako ni ti nećeš organizaciju u kojoj si se zatekao. Umesto toga, prilagodi se uslovima, naoružaj se strpljenjem i radi ono što možeš. Nije baš sve tako crno, niti je situacija tako beznadežna kao što se čini. Tu si gde si, trudi se da menjaš način na koji funkcionišeš i reaguješ.

1. Akumuliraj resurse – energiju, znanje, informacije.

Napuni rezervoar. Kao što biljka sakuplja vodu i štedi je za duge sušne periode.

U haotičnom sistemu uvek će postojati hitni zahtevi, izmene prioriteta, reklamacije, prekidi, iznenadni poslovi i dosta raznih drugih „još samo ovo i gotovi smo“ zadataka. Ako težiš tome da odgovoriš na sve, vrlo brzo ćeš ostati bez zaliha i počinješ da veneš. Tako da ova prva lekcija koju smo naučili svodi se na sledeće:

• Fokus - bukiraj termin za fokusiran rad. Utišaj telefone, isključi notifikacije, ne zakazuj sastanke. Ništa drugo samo fokus, fokus i fokus.
• Realna procena koliko posla možeš da završiš i kako – radi to što si sebi zacrtao, ali radi kvalitetno.
• Postavi kriterijume - ako drugi oko tebe ne znaju šta znači Definition of Done, ti znaš, drži se toga i isporuči produkt tek kada si zadovoljio standarde.
• Budi jasan i tačan kada komuniciraš rokove i očekivanja – tako smanjuješ haos, uvodiš red, naziru se prvi znaci discipline i ljudi počinju da ti veruju.

2. Smanji gubitke - zapuši rupe na rezervoaru.

Seti se da kaktus ne gubi ni kap vode bespotrebno. Zaboravi na multitasking. Ako kreneš da radiš na pet frontova, na svakom ćeš napredovati sporije. Jurnjavom s jednog posla na drugi trošiš mentalnu energiju, dešavaju ti se greške, a to znači dodatno curenje dragocenih resursa. Još vremena, još energije, još novca - a to ti ne treba.

Zato, druga lekcija nam kaže:

• Radiš jedno po jedno, jer sve što ostane nedovršeno tinja u glavi i remeti koncentraciju.
• Dok jedna stvar nije gotova, drugu ne diraš – ako stalno započinješ i ništa ne završavaš kako treba, ne pomeraš se s mrtve tačke i stalno si na početku bez napretka. Jer, prihvatanjem četvrtog zadatka od pet znači da kasniš i sa prethodna tri.
• Ne prihvataj paralelne obaveze – sve što radiš mora da prati listu prioriteta i da ima jasan tok.

Multitasking je skriveni trošak.

Dakle, kao što vidiš ne treba ti više energije, nego manje curenja energije.

3. Nauči da postaviš granice – bodlje nisu oružje za napad nego odbrambeni štit.

Nauči da kažeš „ne“ tako da ne izgovoriš „ne“.

To nije drskost, to je profesionalnost.

Umesto da ćutiš i nemo prihvataš sve što se od tebe traži, upotrebi sledeće korisne strukture i prilagođavaj ih prema svojoj realnosti:

• „Naravno da mogu to da uradim, samo da završim sastanak koji uskoro počinje“
• „Ako ovo pustimo u rad bez prethodne provere, upadamo u veliki rizik.“
• „To je vrlo kratak rok, trebaće nam dodatna podrška za realizaciju.“

Na taj način ne samo da pokazuješ svoju odgovornost, nego i stav, a stavovi su tvoje bodlje kojima postavljaš granice i daješ okolini do znanja koliko daleko mogu da idu u svojim zahtevima upućenim ka tebi.

Svi pravimo beleške po sveskama, papirićima, telefonu, rokovnicima, mejlovima i kad nam zatrebaju, ne možemo da ih nađemo. Zato ti savetujem da isprobaš OneNote. To je Microsoftov alat koji te beleške sakuplja na jedno mesto, organizuje ih kao digitalnu svesku i čini ih lako dostupnim i pretraživim. Topla preporuka!

Pošto si se u prethodnim koracima bavio promenom sebe i svog načina funkcionisanja u neagilnoj sredini, naredna dva nas uče kako da utičemo na sistem. Iznutra.

4. Iskoristi retke prilike za promenu – kad god ti se ukaže prilika trudi se da praviš male ali sigurne akcije.

Kiša se ne pije, kišom navodnjava.

U neuređenom sistemu, kad tad, pojavi se šansa za promenu. To je neminovno. Na primer, uključen si u novi projekat ili se rešava neki problem koji se periodično ponavlja, možda se radi na uvođenju novih alata i metoda rada. Treba da prepoznaš i iskoristiš trenutak kada menadžment firme očekuje poboljšanja.

Tada ne pokušavaj da rešiš sve i da promeniš ceo sistem preko noći, jer to je nemoguće. Umesto toga, uvodi male promene.

• Kraći sastanak za usklađivanje – ovo ne mora biti neki formalni sastanak. U neagilnim firmama mala je verovatnoća da ćeš naići na nekog ko uopšte zna šta je daily standup, ali ti znaš. Prevedi to na razumljiv jezik. Kako to radiš? Zamoliš saradnike za jedan kraći sastanak i jednostavno pitaš za njihove sugestije.

„Ljudi, šta smo uradili povodom XY zadatka, kako napredujemo, imamo li nekih smetnji u radu?“

Beležiš naravno sve odgovore, jer zapisnici sa ovakvih sastanaka mogu biti super korisni izvori informacija za kasnije.

• Timski dogovor o prioritetima – podsećam te da u ovom koraku ne radiš sam sa sobom, nego se uključuju i drugi. Za svaku promenu koju pokušavaš da uneseš potrebna je saglasnost, timska odluka.

Predloži prioritizaciju posla, posloži zadatke prema stepenu važnosti. Napravi rang listu prioriteta (Backlog). Insistiraj na timskom rešenju za svaku stavku, počev od one sa najvećom vrednošću sa vrha i tako redom do dna liste.

• Transparentnost - Koristi vizual tablu, budi kreativan. Formiraj kolone: uraditi, u toku, gotovo, (To Do, In Progress, Done). Seti se da Backlog uvek mora da bude transparentan i vidljiv. Tako lakše pratiš šta i koliko si uradio, a šta tek dolazi na red.

Kada je status vidljiv, na vreme se prepoznaju blokade i rešavaju se odmah. Tako se prevenira gubljenje vremena na njihovo kasnije rešavanje.

Predložio bih Trello koji će ti olakšati svakodnevni rad i omogućiti transparentnost u radu. Trello je vizuelni alat za organizaciju posla po principu table, liste i kartica. Na jednoj tabli pratiš tok rada, npr. Uraditi, U toku, Gotovo, a kartice predstavljaju zadatke koje pomeraš kako napreduju u realizaciji.

Trello ima i automatizovane funkcije koje odrađuju rutinske korake umesto tebe. Na primer, kada karticu prebaciš u Gotovo automatski se označi kao završena, ili se članovima tima pošalje obaveštenje kada se rok približi. Istraži ako do sada nisi, vrlo je zanimljivo i kreativno.

Male promene su manje vidljive, ali više malih promena rezultira velikim pomacima.

5. Gradi mrežu dobrih ljudi – kao iz primera sa kaktusom koji razvija korenov sistem u potrazi za vodom; gradi kvalitetne odnose tj. mrežu kontakata.

U neagilnim sistemima, informacije često ili kasne ili su neproverene. A upravo precizne, pouzdane i pravovremene informacije su te koje prave razliku između tihog napretka i rada u stalnoj gužvi i haosu.

Zato je važno da tvoj „korenov sistem“ dopire do ljudi:

• koji donose odluke,
• koji mogu da pomognu,
• koji razumeju određenu oblast.

Produktivni odnosi sa ljudima svakako nisu jednostrani. Poverenje se gradi uzajamnom razmenom podataka, znanja i tehnologije. Zato, budi spreman da podržiš donošenje važnih odluka, da pomogneš u okviru svoje specijalnosti i da se pozicioniraš kao neko na koga tvoj tim može da računa.

Umrežavanje ljudi je danas lakše zahvaljujući modernim alatima za komunikaciju. Preporučujem ti da koristiš Slack, platformu za timsku saradnju koja organizuje komunikaciju kroz kanale (po timu, projektu ili interesovanju), uz direktne poruke i lako deljenje informacija. Veoma je popularan u poslovnom svetu. Iako ne postoji jedna globalna Slack grupa, postoje hiljade kompanijskih Slack zajednica širom sveta u kojima se ljudi okupljaju po temama.

Zbog brzog povezivanja pravih ljudi i lakog pronalaska informacija, do rešenja se često dolazi brže nego kroz formalne procese.

Da rezimiramo ukratko put opstanka agilne jedinke:

• akumuliraj resurse – fokus na odabrane teme i ono što je zaista važno,
• smanji gubitke – ne bacaj energiju na previše stvari, započinješ novo tek kad je gotovo prethodno,
• postavi granice – profesionalnost i odgovornost na testu, reci jasno šta možeš, kada i koliko da uradiš.
• iskoristi svaku priliku – uvodi male promene i poboljšanja kad god se ukaže prostor za to,
• gradi prijateljske odnose – uzajamna saradnja i prijateljski odnosi među ljudima otvaraju mnoga vrata. Uvek je bilo i biće da ljudi koji hoće ostvare mnogo više od onih koji samo mogu.

Ma koliko rad u neagilnoj sredini bio izazovan za tebe, kao što vidiš postoji mogućnost da na kreativan i produktivan način završavaš svaku radnu nedelju. Zadovoljan odlaziš na dva dana zasluženog odmora.

A onda...

Ponedeljak, rano jutro. Budan si. Pre alarma. Ustaješ lako, naspavan. Vikend je protekao bolje nego inače. Šetnja, druženje sa prijateljima, malo čitanja, omiljena serija…

Dok spremaš doručak i kafu, u glavi prelistavaš dan. Tema jutra. Danas upoznaješ nove klijente. Prezentacija spremna. Mesečne izveštaje si na vreme završio i poslao. Čekaš povratnu informaciju. Ali nema grča u želucu, jer znaš da si sve uradio najbolje što si znao. Ako stigne primedba, to će biti input, a ne greška i izvor novih frustracija.

Krećeš. Lagano silaziš niz stepenice. Sedaš u auto, voziš se ulicama grada. Na semaforu je, naravno crveno svetlo, kao i svakog jutra. Muzika dopire sa radija. Tapkaš dlanom u ritmu bita, pevušiš.

Biće ovo pakleno dobar dan.

Međutim, nešto ti ovde nedostaje, kao da si nešto zaboravio. Razmišljaš da se vratiš i da proveriš.

Ipak ne, nema potrebe za tim. Sve je tu. Sve što je potrebno poneo si sa sobom.

I kroz nekoliko minuta staješ na parking. Izlaziš napolje i punim plućima udišeš vazduh, zadržavaš i lagano ga ispuštaš.

A to što si “zaboravio”?

Ma to je bio samo jedan običan dotrajali upaljač.

I zgužvana cigareta.

Stigao si.

Na posao.

Do narednog posta.

Agilni pozdrav!

„Pesimista se žali na vetar, optimista očekuje da se promeni, realist prilagođava jedra.” William Arthur Ward